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Documentación para Pymes. 2018-05-17T15:07:15+00:00

Por qué debes documentar los procesos de tu negocio?

Seguro que has oído alguna vez eso de documentar procesos, pero posiblemente pienses que eso solo lo hacen, o deberían hacerlo, las grandes empresas. Pero espera, déjame que te cuente porqué tu también debes documentar los procesos de tu negocio, aunque sea un proyecto muy pequeño aun.

Es posible que creas que controlas todo lo que pasa en tu negocio y en todas sus actividades. De hecho, si eres un profesional freelance, un autónomo o una pyme pequeña, es bastante probable que sea cierto. Sí: quizá estés al tanto de cada elemento. Básicamente porque tú lo haces prácticamente todo. Eso incluye, por supuesto, actividades accesorias que no forman parte del núcleo productivo de tu empresa, pero que son imprescindibles para llevar adelante la gestión, la administración y la logística.

Sistematizar tu actividad es muy útil para aumentar la productividad y que tus esfuerzos consigan el mayor rendimiento. Quizá no necesites seguir un protocolo gráfico o escrito de los procesos de tu actividad profesional, pero hay buenos motivos para que consideres reflejarlos en un documento. ¿Por qué?

¿Qué es la documentación o registro de procesos?

Esta es una herramienta o tarea que sirve para gestionar las actividades del negocio. Con ella, podemos ilustrar un proceso que se realice en la empresa, señalando y aclarando los pasos que se siguen para completarlo, así como los departamentos o responsables que intervienen en cada paso. Se conoce qué entra y qué sale del proceso, ya se trate de personas, materiales, conceptos o actividades. Documentando los procesos de tu negocio es posible que descubras patrones de trabajo ineficaces, o quizá podrías encontrar mejores maneras de hacer las cosas.

Porque ese es el objetivo de la documentación de procesos. No se trata de hacerle una foto a la actividad del negocio y enmarcarla. La documentación de procesos tiene una utilidad palpable, es una tarea dinámica que busca la mejora continua de la empresa. Nos permite conocerla y comprenderla mejor, establecer objetivos y orientar al personal hacia la consecución de estos.

Ahí está la clave: orientar al personal. Mencionábamos antes que quizá creas conocer bien tus procesos, porque los haces tú todos. Pero imagina que tu negocio crece y necesitas aumentar la plantilla. Aparecen nuevos departamentos y varios empleados y subjefes. Entonces, ¿cómo aprenden los procesos los trabajadores encargados de llevarlos a cabo? ¿Tienen que preguntarte a ti para saber cada paso? ¿Preguntan a sus compañeros? ¿Los hacen por intuición, a su manera, incorporando sus propios trucos?

En la formación del personal mediante el ‘boca a boca’ se pierde información relevante que puede afectar a la comprensión del proceso y a su eficacia, además esto puede implicar la transmisión de defectos o maneras de hacer mal las cosas y la persona que está aprendiendo esa nueva tarea, cuando le indiques que eso no es correcto, solo podrá decir “a mi me lo han enseñado así” y esto nos lleva a eso de que “aquí las cosas siempre se han hecho así (y aunque estén mal hechas así seguiremos)”.

La documentación de los procesos permite registrar todos sus pasos, de manera que todas las personas responsables de efectuarlos tengan perfectamente claro qué deben hacer, cuándo hacerlo y cómo. El tiempo invertido en documentar procesos se refleja después en un considerable ahorro de tiempo, ya que cada nueva persona que se incorpore al trabajo solo tendrá que leer y asimilar el manual de procedimientos.

“Si tu negocio necesita de ti en cada momento no tienes una empresa, tienes un autoempleo”

Grupo AC

VENTAJAS

  • Presentar una vision de conjunto de empresa

  • Precisar las funciones encomendadas a los departamentos, para evitar duplicidad ,detectar omisiones  y deslindar responsabilidades

  • Colaborar la Ejecución correcta de las actividades encomendadas  al personal y proporcionar la uniformidad

  • Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones ,evitando la repetición  de las instrucciones y directrices

¡Documenta tus procesos!

Elaboramos los siguientes manuales y documentos institucionales:

Manual de la Organización

Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo

Manual de Procedimientos

Estratégicos, Operativos, Administrativos y de Soporte

Son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los requisitos de la empresa

Instructivos de trabajo

El Instructivo de Trabajo es un documento en donde a nivel de tareas se detalla el procedimiento requerido para la ejecución de una actividad, que es realizada por uno o varios servidor/es publico/s que ejecuta/n la misma actividad.

Manuales de Seguridad Laboral

Manuales de Seguridad Laboral: definido como un conjunto de objetivos de acciones y metodologías establecidas para prevenir y controlar los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Manual de Buenas Prácticas

Una Buena Práctica es una experiencia o intervención que se ha implementado con resultados positivos, siendo eficaz y útil en un contexto concreto, contribuyendo al afrontamiento, regulación, mejora o solución de problemas y/o dificultades que se presenten en el trabajo diario de las personas.

Descripción de puestos

Es una herramienta utilizada en el área de capital humano que consiste en enlistar y definir las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos laborales incluidos en la estructura organizacional de la empresa y detallando la misión y el objetivo que cumplen de acuerdo a sus áreas.

Reglamento interno

Es el instrumento por medio del cual el empleador regula las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus labores, permanencia y vida en la empresa.

Manual de identidad

Un manual de identidad corporativa, es un documento en el que se definen las normas que se deben seguir para incluir el logotipo de una marca, así como los distintos elementos visuales que la conforman, en todo tipo de soportes (tanto virtuales, como impresos)

Elaboración de formatos.

Registrar la acción que se refiere a almacenar algo o a dejar constancia de ello en algún tipo de documento “formato” . en donde posibilita el acceso a un conocimiento